Avances en el Sistema de Gestión

A principios del mes de diciembre del presente año quedó definida la estructura del Sistema de Gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo, SG-SST correspondiente a la Agrupación Santa Lucía de Alsacia, el cual quedó listo para su ejecución y debida administración, tareas que se deben comenzar a ejecutar a partir del próximo mes de enero de 2018.

Tal estructura quedó conformada por las siguientes actividades:

1.- Definición de la evaluación inicial , la cual se ejecutó durante el mes de septiembre con evidencias fotográficas y documentales  registradas durante las primeras visitas de los consultores de ASC, firma especializada en el tema y que habría sido previamente contratada para llevar a cabo dicha consultoría y que acompañó durante todo este tiempo al administrador en su labor de implementación del sistema.

2.- Planeación estratégica:  este es un tema hasta ahora desconocido en el ámbito de la Propiedad  Horizontal, sobre todo en el sector residencial en donde se ha venido ejerciendo la labor administrativa casi que de manera empírica; en términos generales las copropiedades no presentan una estrategia de planeación y se evidencia que desaprovechan recursos, procesos, equipos y personas que podrían ser orientados en función de la adquisición de conocimientos útiles, al no tener una estrategia consciente y definida apoyada desde los Consejos de Administración.

Se evidencia, entonces, que la gestión de la propiedad horizontal y el diseño de un plan estratégico pueden servir como herramienta administrativa de apoyo para incrementar la eficacia y eficiencia bajo situaciones de incertidumbre y conflicto en organizaciones de Propiedad Horizontal

Para conocer la declaratoria de la planeación estratégica de Santa Lucía de Alsacia, siga este enlace

3.- Política del Sistema de Gestión el Seguridad y Salud en el Trabajo, SG-SST:  La política de Seguridad y Salud en el Trabajo es la verdadera columna vertebral del Sistema de Gestión. La política de SG-SST debe plantearse por escrito y se revisa cada año. Es necesario que incluya la fecha y la firma del representante legal de la copropiedad y debe contener los siguientes puntos:

  • Nombre y actividad de la empresa
  • Alcance (referencia a todos los residentes y todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas)
  • Lineamientos frente a los peligros y al tamaño de la copropiedad
  • Compromiso de la copropiedad frente al SG-SST
  • Cómo se articula con las demás políticas de gestión
  • Documentación

El Decreto 1072 de 2015, capítulo 2.2.4.6, indica que la Política de seguridad y salud en el trabajo “Es el compromiso de la alta dirección de una organización con la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su alcance y compromete a toda la organización.”   La política debe ser difundida en todos los niveles de la copropiedad.

Para conocer la política del SG-SST de Santa Lucía de Alsacia, por favor siga este enlace

4.- Objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Los objetivos son la hoja de ruta de las actividades que se han de llevar a cabo a fin de alcanzar unas metas definidas en un plazo determinado. En Santa Lucía los hemos formulado de manera general y liego en forma específica, teniendo en cuenta los lineamientos más importantes y las metas fundamentales que debemos alcanzar.

OBJETIVOS  GENERALES

El sistema de Gestión de Seguridad Salud en el Trabajo de AGRUPACIÓN SANTA LUCIA DE ALSACIA consiste en dar cumplimiento al decreto 1072 cuyo objetivo principal se trata en definir procesos, procedimientos, programas, protocolos, e indicadores de gestión, que permitan evaluar su efectividad y la mejora continua del sistema, por lo que dentro de este documento se define la política del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.

De igual manera AGRUPACIÓN SANTA LUCIA DE ALSACIA documenta, controla y planifica su sistema. La evaluación se realiza a través de las auditorias pertinentes con el fin de reconocer la integridad del mismo velando por la seguridad de los copropietarios, contratistas y visitantes que ingresen a las instalaciones y se encuentren en las áreas comunes de la AGRUPACIÓN SANTA LUCIA DE ALSACIA, garantizando comportamientos seguros, medio ambiente óptimo, y el control eficaz de los peligros y riesgos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a) Cumplir en todos los niveles de la AGRUPACIÓN SANTA LUCIA DE ALSACIA con la normatividad vigente y aplicable en materia de riesgos laborales.
b) Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, implementando las respectivas medidas de control a través del diseño de procedimientos y programas de promoción y prevención en seguridad y salud en el trabajo.
c) Evaluar anualmente esta política, ya que para AGRUPACIÓN SANTA LUCIA DE ALSACIA es tan importante como la prestación del servicio, la protección del medio ambiente, la atención oportuna y el control de los gastos, por lo que requiere ser divulgada e informada a todas las partes interesadas.
d) Proteger la seguridad y salud de todos los contratistas y terceras personas que se ven involucradas en sus operaciones mediante la mejora continua del sistema de gestión seguridad y salud en el trabajo.
c) Establecer los direccionamientos para identificar y atender emergencias, desarrollando un plan para prevención y atención de emergencias con actividades para su desarrollo en la copropiedad.

5.- Matriz de identificación de peligros y valoración del riesgo: es la columna vertebral del siste de gestión y su función es establecer y definir el método para la identificación, evaluación y control de los riesgos asociados a las actividadesque desarrolla SANTA LUCÍA DE ALSACIA con el fin de establecer acciones o medidas preventivas, correctivas y de control para la prevención de pérdidas que pudiesen afectar a los trabajadores, el ambiente, la comunidad, los equipos y/o la continuidad operacional de los procesos. La matriz es un proceso que sirve para definir qué peligros existen en una organización y cuáles son los riesgos, según las características de una empresa.

Para conocer la matriz de identificación de peligros y valorción del riesgo, por favor siga este enlace

6.- Presupuestos: Esta es una fase fundamental para el desarrollo adecuado del sistema de gestión y que tiene relación directa con el plan de trabajo. La elaboración de este presupuesto demanda una labor compleja y muy exacta, pues de ello depende que las inversiones consideradas en él se puedan presentar a la asamblea general de propiedatrios, quienes lo deben aprobar junto con los demás gastos propios de la marcha adecuada de la copropiedad y a fin de que su ejecución se pueda llevar a cabo con la mayor rigurosidad posible. El presupuesto contempla  la inversión en rubros generales tales como auditoría, proveedores, estructura organizacional, medicina preventiva y del trabajo, higiene industrial, medio ambiente, bienestar, seguridad industrial, mantenimiento y otros.

En la actualidad y como parte de las labores a realizar, la administración trabaja en la implementación y armonización de este presupuesto con el que se ha venido presentando todos los años para afrontar los gastos de funcionamiento de la propiedad teniendo en cuenta que en algunos conceptos se asemejan.

7.- Manuales de funciones: Determina las funciones que debe cumplir el Vigía de la salud en nuestra copropiedad. El vigía en seguridad y salud en el trabajo se encuentra reglamentado por el Decreto 1295 de 1994 y la Resolución 2013 de 1986. El rol de Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo es un rol que existe en empresas de menos de 10 trabajadores y su finalidad es la de participar de las actividades de promoción, divulgación e información, sobre seguridad y salud en el trabajo entre empleadores y trabajadores para obtener su participación activa en el desarrollo de los programas y actividades de la empresa y cumple las mismas funciones del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). En Santa Lucía de Alsacia estas funciones las debe cumplir el Administrador, quien para efectos del Sistema de Gestión el es el Vigía.

Para conocer las funciones del vigía de la salud, haga clic en este enlace

8.- Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: AGRUPACIÓN SANTA LUCÍA DE ALSACIA, PH, consciente de las tendencias empresariales actuales, vela por un
entorno laboral seguro y saludable, entendiendo la calidad total como la suma de calidades en todas las etapas de la actividad que se desarrollan y esto sólo es posible si se asume también la satisfacción del
colaborador y el respeto por el ambiente. En el manual de Sistema de Gestión se establece un conjunto de principios básicos que además de constituir su soporte formal, presuponen la aceptación de que las cuestiones de seguridad, higiene y salud laboral adquieren una importancia relevante dentro de la  copropiedad para la calidad y cohesión social interna.

9.- Plan de trabajo 208 con sus respectivos programas: el Decreto 1072 de 2015 define taxativamente que la elaboración del plan de trabajo anual es una de las obligaciones de los empleadores y que constituye uno de los documentos indispensables dentro del sistema.

En el Artículo 2.2.4.6.8, punto 7, literalmente, la norma indica que el empleador debe:… “diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.”

El plan de trabajo anual es uno de los resultados del proceso de implementación del SG-SST. Al mismo tiempo, representa uno de sus ejes principales ya que debe guardar plena coherencia con lo definido en la planificación del SG-SST y con los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Una vez identificadas las prioridades en materia de seguridad y salud en el trabajo, se deben concretar medidas de prevención y control, que se materializan precisamente en el plan de trabajo anual. Este plan debe tener en cuenta los programas definidos en el sistema y sus actividades, el presupuesto asignado para el SG-SST y la disponibilidad de recursos técnicos y humanos para su ejecución.

Para conocer el pla de trabajo para el año 2018, por favor haga clic en este enlace

10.- Creación de procedimientos exigidos en el Decreto 1072 de mayo de 2015, así:

  • Creación de procedimientos de investigación de accidentes e incidentes laborales
  • Creación de procedimientos para la auditoria al SG-SST
  • Creación procedimientos para la toma de acciones correctivas y preventivas
  • Creación de procedimientos para el control de la documentación y registros
  • Creación de procedimientos de comunicación interna
  • Creación de procedimiento para la gestión del cambio
  • Creación procedimiento para la revisión por la dirección
  • Creación procedimiento de adquisición y compras
  • Creación manual de contratistas y proveedores
  • Matriz de requisitos de contratistas y proveedores
  • Cuadro de Mandos Indicadores de Gestión ajustados a la propiedad horizontal
  • Formatos asociados a cada uno de los procedimientos y programas identificados para la propiedad horizontal
  • Tabla de control de documentos u registros internos y externos

11.- Creación del Plan de Emergencias con su debido análisis de vulnerabilidad, Planeación de Simulacros  y Plano de Evacuación: el Plan de Mitigación de Riesgos es un instrumento principal que tiene por objetivo reducir a su mínima expresión el daño potencial que, sobre la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economía pública y privada, pueda causarse por la ocurrencia de amenazas de origen natural, socio-natural o antrópico no intencional, que se extiende más allá de los espacios privados o actividades particulares de las personas y organizaciones y que por su magnitud, velocidad y contingencia hace necesario un proceso de gestión que involucre al Estado y a la sociedad.
El Plan de Emergencias: El Plan de Emergencia y Contingencias es el instrumento principal que define las políticas, los sistemas de organización y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases, con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en la Organización

Conviene enfatizar aquí que la Administración tiene muy adelantada esta labor, pues con el apoyo y asesoría de UNILONJAS, entidad experta en el tema, adelantó los estudios y análisis necesarios para diseñar un plan de emergencias y gestión del riesgo debidamente adecuado a nuestra copropiedad, en donde se analizó de manera cuidadosa los riesgos, las amenazas y la vulnerabilidad de la Agrupación, dejándose debidamente sentadas las recomendaciones y acciones a tomar sobre este importante tema. Igualmente importante de resaltar es el hecho de que, tanto en el plan de emergencias aquí comentado como en el plan de trabajo arriba comentado se plantea de manera explicita la necesidad de llevar a cabo como mínimo tres (3) simulacros de evacuación cada uno en los meses de marzo, julio y octubre de 2018

Para conocer el Plan de Mitigación de Riesgos y Plan de Emergencias del Conjunto, por favor siga este enlace

 

 

 

 

 

 

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