Registro de copropietarios

Las normas que regulan el sector de la propiedad horizontal establecen la obligatoriedad de llevar libros de registro, los cuales tienen como finalidad específica facilitar a los entes de control y principalmente al administrador, un manejo adecuado de las actividades que por tal concepto se deben ejercer.

En virtud de lo anterior, con la finalidad de garantizar la seguridad y convivencia pacífica, el régimen de propiedad horizontal estableció que se deben llevar libros de registro de propietarios y residentes, los cuales son llevados bajo la responsabilidad del administrador en virtud de lo cual, es quien determina los datos que se deben exigir para ser consignado en el registro de propietarios, siempre y cuando cumplan con la finalidad de los mismos.

Normas

Las normas que obligan a llevar y actualizar el Libro de Registro de Copropietarios y Residentes son: Ley 675 de 2001, Artículo 51, numeral 2 que estipula entre las funciones del administrador: “Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes….” .

El reglamento de Propiedad Horizontal de la Agrupación Santa Lucía de Alsacia aprobado mediante escritura pública 00984 de la Notaría 73, dispone en su artículo 99: “REGISTRO DE PROPIETARIOS: En el libro de registro de Propietarios que el administrador se obliga a tener debidamente actualizado, se deberá registrar lo siguiente: a) IDENTIFICACIÓN FÍSICA DEL INMUEBLE: Contendrá los datos de cada inmueble. tales como nomenclatura, ubicación por pisos, coeficiente de copropiedad, destinación y número de líneas telefónicas. b) IDENTIDAD JURÍDICA DEL INMUEBLE: Se deberá incluir la información correspondiente a número de matrícula, cédula catastral, título de propiedad especificando el número de las escritura pública, fecha de otorgamiento y notaría. c) IDENTIFICACIÓN DE SU PROPIETARIO: Se deberá tener registro actualizado (que debe corresponder al titular que aparece en los certificados de libertad) con la información del propietario, y/o de quien representa sus derechos, que contenga nombre, identificación,  dirección permanente de éste, teléfono donde se le ubique con facilidad. En caso de ser Persona Jurídica, se deberá adjuntar certificado de Cámara de Comercio y la información del Representante Legal. d) TENENCIA: En caso de arrendamiento, comodato, usufructo o fideicomiso, el propietario tendrá la obligación  de suministrar al administrador todos los datos esenciales del documento público o contrato en el que conste las circunstancias y la información relativa del tenedor del inmueble”.

El mismo reglamento establece en su Artículo 88, numeral 16, como ALGUNAS CONDUCTAS OBJETO DE APLICACIÓN DE SANCIONES: “El no suministro oportuno de la información requerida para el Libro de Registro de Copropietarios.

Formulario de Registro de Copropietarios

En cumplimiento, entonces, de las mencionadas normas, se solicita a todos los copropietarios diligenciar el formulario que se está haciendo llegar a todos los copropietarios, destinado a recoger la información necesaria para actualizar dicho libro. Es oportuno aclarar que tal información será de estricta confidencialidad y que de ella sólo tendrán conocimiento el administrador y el Consejo de Administración y, en últimas, el personal de seguridad estrictamente autorizados, para los casos y en las ocasiones permitidas por la ley.

Ley 1581 de 2012 Tratamiento de datos personales

La ley de protección de datos personales  es una ley que complementa la regulación vigente para la protección del derecho fundamental que tienen todas las personas naturales a autorizar la información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación. Esta ley se aplica a las bases de datos o archivos que contengan datos personales de personas naturales.

En cumplimiento de dicha norma, la Administración está informando a todos lo copropietarios y residentes de los alcances de la misma y les está solicitando la autorización correspondiente para el tratamiento de sus datos, incluidos en una base denominada LIBRO DE REGISTRO DE COPROPIETARIOS cuya obligación de llevarse actualizado se informó en párrafos anteriores.